校内各单位：
根据学校档案工作管理规范相关规定，各单位在2016年度形成的各类档案（含2017年1月毕业的各培养形式毕业生学籍档案、毕业生论文档案）应于6月底前移交至校档案馆。现将有关具体事项通知如下：
一、文件材料立卷归档的范围：
（一）2016年度学校在党政管理、教学及辅助教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。（参见附件一）
（二）其他应归档文件材料。尤其是反映学校重大活动、重大项目的文件材料。
（三）实物档案归档范围可参见2017年05月22日《关于开展档案专项征集工作的通知》（通知链接：http://news.qtech.edu.cn/showit.php?sessid=6fcda41e92c08d5bd04edebe55973956&articleid=32656）。
二、立卷归档要求：
（一）各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好文件材料的收集、整理，在规定时间内完成立卷工作。
（二）各文件承办部门或拟稿单位按事由组卷，注意上级来文和学校统一编号制发的公文及其附件的整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整。
（三）各单位请到档案馆领取档案装具。
（四）各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格，如重要文件材料是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）、正式公文是否有附件等，保证归档文件的完整、有效。立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。
（五）今年部门文件材料继续施行网上立卷归档。各单位可在档案馆网页登录“档案管理系统”（http://211.64.205.30:8080/），开展立卷工作。涉密档案材料不进行网上归档。
（六）各单位要注意加强各类电子文件的收集归档。电子文件可以通过“档案管理系统”上传归档，或以光盘、磁盘等物理形式归档。所有电子文件必须有相应的纸质文字材料同时归档。
三、请各单位对本单位档案工作分管领导、兼职档案员（含教学档案兼职档案员）进行统筹安排并报档案馆备案（见附件二）。纸质版信息表加盖部门公章后请送至抚顺路校区图书科技楼1612室；电子版信息表请发至邮箱：dak@qut.edu.cn。
四、临沂校区参照要求进行工作安排。
联系地点：图书科技楼1612
联系电话：85071061
附件：
一、各单位归档范围
二、各单位档案工作人员信息表
档案馆
2017年6月16日
