各职能部门、学院（部）：
随着学校综合改革进程推进，学校部分机构职能和人员岗位发生变化，现就改革进程中加强档案工作相关事宜通知如下：
一、各部门、学院（部）应成立由主要负责人牵头、各分管负责人、各兼职档案员、各相关工作人员组成的档案工作小组，对本单位档案材料进行分类整理，保证在综合改革过程中档案材料保存完好，尤其在机构和人员岗位调整过程中，不得出现丢失、分散的现象。
二、撤销部门、学院（部）应指派专人负责将原单位各类文件材料、声像材料、实物材料（含题词、字画、锦旗、奖状、证书、牌匾、奖杯、校徽、纪念徽章、教案、礼品、纪念品等，下同）及自存档案等登记造册，向校档案馆移交。
三、合并部门、学院（部）应由原单位指派专人，负责将本单位各项已完成工作或者阶段性完成工作中产生的各类文件材料、声像材料、实物材料等登记造册，向校档案馆移交；未完成工作所产生的材料亦应登记造册，向新单位进行移交，待工作完成后由新单位指派专人将全部材料向档案馆整体移交；原单位自存档案，亦应登记造册，由合并后的新单位按规定统一集中管理。
四、分设部门、学院（部）应指派专人，负责接收原单位本领域档案材料，并登记造册；原单位亦应指派专人配合完成档案交接工作。其中原单位已完成工作所形成的档案材料尚未移交至档案馆的，由原单位指派专人向档案馆移交；未完成工作所形成的档案材料待工作完成后，由分设单位指派专人向校档案馆移交。原单位本领域自存档案由分设单位按规定接收并自行集中管理。
五、各部门、学院（部）应在工作交接过程中同步安排档案工作交接，对于未完成档案工作交接的相关人员，应暂缓其岗位调动。
六、各部门、学院（部）在工作中形成的文件材料、声像材料、实物材料等，均属学校所有的档案材料，任何个人不得据为己有或随意处置。任何侵占、破坏档案材料的行为，一经发现，按国家相关法律法规严肃追究相关当事人责任。
七、各部门、学院（部）档案工作人员变动情况应及时报学校档案馆备案。
八、各部门、学院（部）应对本单位档案材料指定专人进行管理。各职能部门应设独立档案库房或划定档案存放区域，设置专用档案橱柜存放档案；各教学院部应独立设置档案库房，使用专用档案橱柜存放档案。
九、校档案馆将根据学校综合改革进程，不定期对各部门、学院（部）档案工作情况进行督导检查。
青岛理工大学档案馆
2018年2月8日
