临沂校区、各部门、各学院：
根据学校档案工作统一安排，现就本年度照片档案归档工作通知如下，请各单位在规定时间内按要求完成相关档案的归档工作。
一、2017届毕业生合影照片
1.归档范围和时间要求
2017届全日制本专科、硕士毕业生的合影照片。各相关单位应在本年度12底前及时将该部分合影照片移交档案馆存档。
2.工作要求
⑴合影照片档案内容为：
①照片电子版以及相应文字说明。
②纸质版照片：规格为10寸，照片背后对应位置打印人员姓名、职务等信息。
⑵毕业生集体合影照片以班级为单位。
⑶照片正上方应有学院、届、专业、班级、摄制时间等信息。
⑷每一张照片必须附有人物排序的文字说明。文字说明包括拍摄时间，院、届、专业和班级名称，并根据照片中人员所在位置，按序填写学生、教师的姓名（有党政职务的须注明职务，无职务的注明“教师”或“班主任”）。格式见附例。
⑸每一张电子版（数码）照片储存格式为JPEG，以“专业（全称）+年级+班级”格式命名。
⑹各单位收集好合影照片后，填写照片档案移交清单，按要求移交至档案馆归档。
例：
青岛理工大学XX学院XX专业XX级-X班毕业生合影
第四排左起： XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
第三排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
第二排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXX XXX
第一排左起： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
注：划线者为教师
二、2016年度重要活动（如各级领导视察调研、评估检查、学术活动、纪念活动等）照片。
1.归档范围：
2016年度临沂校区、各职能部门、学院（部）重要活动照片。
2.归档时间：
2017年12月底前
3.工作要求：
⑴照片形式为电子版照片，格式为JPEG；
⑵以单项活动为单位建立文件夹，文件夹以活动全称命名，文件夹内照片的选择应能够充分反映活动内容和主要参与人员等重要因素，并避免重复，同一场景照片只限一张；
⑶文件夹内附每张照片的详细说明（卷内目录，详见附件）
⑷以活动为单位填写移交清册，一式两份，双方签字备查。
邮箱： dak@qut.edu.cn。
电话：85071061
地点：图书科技楼1612
附件：1.声像档案移交清册../upfiles/20171024140113_2110.24.doc
2.照片档案案卷目录../upfiles/20171024140153_2210.24.xlsx
档案馆
2017年10月23日
