各部门、单位：
根据今年的工作安排，档案馆现开始集中接收2013年度形成的各类档案。要求各单位务必于6月30日前结束本年度立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下：
一、文件材料立卷归档的范围：
（一）2013年度学校在党政管理、教学及辅助教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。
（二）其他应归档文件材料。尤其是反映学校重大活动、重大项目的文件材料。
（三）在学校活动中产生的中央、省、市领导及名家题字（词）、作品；获得市级以上奖励的奖杯、奖状；国内外交流活动的纪念品；学校及各部门、学院已停止使用的不同时期印章、印信；学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章（样品）等各类实物档案。
二、立卷归档要求：
（一）各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好文件材料的收集、整理，在规定时间内完成立卷工作。
（二）各文件承办部门或拟稿单位按事由组卷，注意上级来文和学校统一编号制发的公文及其附件的整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整。
（三）各单位请到档案馆领取档案装具。
（四）各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格，如重要文件材料是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）、正式公文是否有附件等，保证归档文件的完整、有效。立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。
（五）今年部门文件材料继续施行网上立卷归档。各单位可在档案馆网页登录“档案管理系统”（http://211.64.205.30:8080/ ），开展立卷工作。涉密档案材料不进行网上归档。
（六）各单位要注意加强各类电子文件的收集归档。电子文件可以通过“档案管理系统”上传归档，或以光盘、磁盘等物理形式归档。所有电子文件必须有相应的纸质文字材料同时归档。
三、各单位兼职档案人员如有变动，请及时通知档案馆，以便开展有关业务培训。
联系地点：图书科技楼1612室
联系电话：85071061
档案馆
2014年5月30日
