青岛理工大学档案馆前身为学校文书档案室，隶属学校办公室。1984年成立综合档案室，同时具备学校档案工作的组织、开展、宣传、督查等管理职能，和学校各类档案文献的保存、利用及开发编研等业务职能。2007年，学校成立档案馆，为副处级单位，隶属党委、校长办公室。2018年，档案馆挂靠校长办公室。2021年，档案馆升为正处级单位，下设综合档案科、学生档案科、数字档案与技术科三个科室。
档案馆始终秉持围绕学校中心任务组织开展学校档案工作的理念，努力提高学校档案管理规范化、现代化、科学化水平。先后被山东省档案局授予“省一级科技事业单位档案管理”、“山东省档案管理考核省一级档案室”等荣誉称号；被中组部评为“干部人事档案工作目标管理一级单位”；2010年山东省教育厅、山东省档案局联合开展的全省高校档案工作评估中被评为优秀。
青岛理工大学档案馆馆藏档案最早形成于1952年。目前已形成涵盖党群类、行政类、教学、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像载体类、实物类、人物类等13类档案的档案管理体系。馆藏纸质档案近6万卷，声像载体类档案8000余张（盘）。
档案馆位于西海岸新区主校区图书馆7-8层，库房面积1000m2；配备中央空调、除湿机、消毒灭菌机、消防报警及防盗安全报警装置，达到“九防”要求。
档案馆以全面收集学校各类档案为立足点，以档案信息开发编研为重点，充分发挥档案的史料价值和教育功能。由档案馆主持编写出版的《青岛理工大学年鉴》系列丛书，以自然年度为单位，详细记录了学校各项事业的发展历程和取得的成就，成为学校各单位工作查考的有力工具和学校历史记录的重要载体。《青岛理工大学年鉴》系列丛书先后多次获得山东省档案信息资源利用成果奖、山东省档案学优秀成果奖等奖项。结合国际档案日、国庆节等重要时间节点，组织开展档案史料和档案知识展览，对广大师生员工进行档案知识宣传和校史校情教育。
档案馆立足馆藏档案，针对学校领导决策、各部门日常工作、科学研究、工程与设备维修、学生留学就业等主要利用需求，严格执行档案查阅规定流程，提供多种服务方式，为利用者提供便捷、高效的档案利用服务。
